2020年1月現在、
自社事業と関連会社の役員を兼務しながら、
5名程度のチームを自分が直接マネジメントを行っております。
自分の能力不足から、
チームの重要タスクが遅れたりすることが起きており、
組織マネジメントにTrello（トレロ）を活用しはじめました。
Trello（トレロ）とは
Trelloは、無料で使えるタスク管理ツールです。
タスクを「Card」として登録し、
「Borad」と呼ばれる場所で管理をします。
タスクの進捗に応じた「List」を作成し、
タスクの進捗ステータスが変われば
「Card」を該当するステータスの「List」に移すことで、
ステータス管理を行えます。
重要度×緊急度のマトリクスでタスクを整理
Trelloで「Card」をつくるまえに、
タスクの優先順位を決めます。
仕事の優先順位を切り分ける際に良く使われる
重要度×緊急度のマトリクスを
組織のタスク管理においても、使用しています。
- Aゾーン（重要度高×緊急度高）
重要かつ緊急なタスクが当てはまります。
Cゾーン（重要度高×緊急度低）のタスクが処理されないことによって、
時間の経過とともにAゾーンに移行していくことも、多くあります。
- Bゾーン（重要度低×緊急度高）
重要度は高くないものの、
納期が迫っているようなタスクが当てはまります。
- Cゾーン（重要度高×緊急度低）
Aゾーンへ移行する前に処理したいタスクです。
- Dゾーン（重要度低×緊急度低）
重要度も低くかつ緊急度も低いタスクで、
多くの場合では放置され気味です。
本当にやるべきを精査すべきタスクもあるかと考えます。
Trello（トレロ）で重要度×緊急度のステータスを管理
実際運用している「Card」はお見せできませんが、
上記のような「List」で管理をしています。
まず、重要度については、
バックログの「List」で管理。
チームの稼働可能工数を考慮しながら、重要度が高いタスクを、
1以降のステータスに移すようにしています。
重要度の定義については、
該当するチーム経営の重要論点を担当することが多いため、
ざっくり、経営課題として、
経営陣で議論を行わなければ行けないような論点、タスクは
マストで重要と置き、
それ以外は、都度検討をするという運用にしています。
次に、緊急度のステータスですが、
緊急度は、2週間以内に納期がくるようなものについては、
緊急度が高い。
納期がそれ以降のものについては、
緊急度が低いという風においています。
これは、
- 経営会議で議論をするようなものは、経営会議で起案する前週には、一定準備を完了させておき、事前に関係者の意見も取り入れられるようにする
- 納期まで2週間ぐらいあれば、全く手をつけていなくても、力技でおおよそのタスクはなんとかなるので、納期2週間前を一つのアラームとした
ことが理由です。
導入結果
組織の重要タスクをチーム全員で管理していくということは、
非常に重要で、何らかの理由でタスクがうごいていないことを
チームとして把握できるようになっています。
常に「Board」を常にチェックしていなくとも、
「Card」を更新すると、
Slackにその情報が流れるような設定もできるため、
タスクが動いているかどうかをざっくり、
把握するできるようになっています。
チームタスクの見える化は当たり前ですが、非常に重要ですね。