ビズる

上場ITベンチャーで取締役として働く筆者が、主に経営戦略や事業開発、組織マネジメントなどについて考えを語るブログ

Trello(トレロー)による組織マネジメント、組織タスク管理

2020年1月現在、

自社事業と関連会社の役員を兼務しながら、

5名程度のチームを自分が直接マネジメントを行っております。

 

自分の能力不足から、

チームの重要タスクが遅れたりすることが起きており、

組織マネジメントにTrello(トレロー)を活用しはじめました。

 

Trello(トレロー)とは

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Trelloは、無料で使えるタスク管理ツールです。

タスクを「Card」として登録し、

「Borad」と呼ばれる場所で管理をします。

 

タスクの進捗に応じた「List」を作成し、

タスクの進捗ステータスが変われば

「Card」を該当するステータスの「List」に移すことで、

ステータス管理を行えます。

 

重要度×緊急度のマトリクスでタスクを整理

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Trelloで「Card」をつくるまえに、

タスクの優先順位を決めます。

 

仕事の優先順位を切り分ける際に良く使われる

重要度×緊急度のマトリクスを

組織のタスク管理においても、使用しています。

 

  • Aゾーン(重要度高×緊急度高)

重要かつ緊急なタスクが当てはまります。

Cゾーン(重要度高×緊急度低)のタスクが処理されないことによって、

時間の経過とともにAゾーンに移行していくことも、多くあります。

 

  • Bゾーン(重要度低×緊急度高)

重要度は高くないものの、

納期が迫っているようなタスクが当てはまります。

 

  • Cゾーン(重要度高×緊急度低)

Aゾーンへ移行する前に処理したいタスクです。

 

  • Dゾーン(重要度低×緊急度低)

重要度も低くかつ緊急度も低いタスクで、

多くの場合では放置され気味です。

本当にやるべきを精査すべきタスクもあるかと考えます。

 

Trello(トレロー)で重要度×緊急度のステータスを管理

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実際運用している「Card」はお見せできませんが、

上記のような「List」で管理をしています。

 

まず、重要度については、

バックログの「List」で管理。

チームの稼働可能工数を考慮しながら、重要度が高いタスクを、

1以降のステータスに移すようにしています。

 

重要度の定義については、

該当するチーム経営の重要論点を担当することが多いため、

ざっくり、経営課題として、

経営陣で議論を行わなければ行けないような論点、タスクは

マストで重要と置き、

それ以外は、都度検討をするという運用にしています。

 

次に、緊急度のステータスですが、

緊急度は、2週間以内に納期がくるようなものについては、

緊急度が高い。

 

納期がそれ以降のものについては、

緊急度が低いという風においています。

これは、

 

  • 経営会議で議論をするようなものは、経営会議で起案する前週には、一定準備を完了させておき、事前に関係者の意見も取り入れられるようにする       
  • 納期まで2週間ぐらいあれば、全く手をつけていなくても、力技でおおよそのタスクはなんとかなるので、納期2週間前を一つのアラームとした

 ことが理由です。

 

導入結果

組織の重要タスクをチーム全員で管理していくということは、

非常に重要で、何らかの理由でタスクがうごいていないことを

チームとして把握できるようになっています。

 

常に「Board」を常にチェックしていなくとも、

「Card」を更新すると、

Slackにその情報が流れるような設定もできるため、

タスクが動いているかどうかをざっくり、

把握するできるようになっています。

 

チームタスクの見える化は当たり前ですが、非常に重要ですね。